作者丨罗杰、何琪
在明确企业知识产权政策、构建企业内部知识产权组织框架、制定知识产权战略后，企业通常需要建立可执行的制度和流程，同时要明确各部门的职责，实施的。
建立企业知识产权制度基本框架
1、首先明确企业内部知识产权。 一般来说，包括专利、商标、著作权（包括计算机软件）、商业秘密（包括技术秘密和经营秘密）、数据、其他科技成果（如商号、域名）等。 企业知识产权可以实行分类管理。 例如，可以简单分为技术/研发相关知识产权和非技术知识产权，可以通过不同的具体制度和流程进行管理。
2、根据不同的知识产权，企业内部实行分工管理。 有的企业设立了专门的知识产权部门，负责管理各类知识产权； 有的公司知识产权部门隶属于法务部门，仍负责各类知识产权的管理； 有的公司在研发部门下设机构管理技术知识产权，由营销部门或总经理管理下属机构管理非技术知识产权。 无论内部具体分工如何，明确的权限和流程都是非常重要的管理内容。 比如一个常见的流程：技术成果往往由研发部门提出，可以提交研发部门相应主管审批，然后转交给知识产权部门评估检索。 就哪些具体知识产权申请或作为商业秘密进行保密管理提出建议。 具体实施由分管知识产权领导批准。 对于流程执行，一种方式可以是购买市场上现有的一些知识产权管理系统，也可以在公司现有的办公系统上执行。
3、知识产权数据与资产管理。 从广义上讲，研发过程文件也可以归类为知识产权数据的一类，如项目申请文件、各阶段图纸、研发会议纪要、阶段性成果、BOOM表、供应商信息、研发财务信息等，应妥善保存，保留这些文件往往可以在发生知识产权纠纷时作为对公司有利的证据。 对于研发过程文件中的一些需要保密的内容，可以建立专门的加密服务器进行上传和保存，作为商业秘密保密的措施之一。 经授权或者登记的知识产权，可以作为知识产权资产进行管理。 各部门应有固定的使用、借用联系人。 对构成企业无形资产的知识产权，必要时可以进行价值评估。 对于涉及商业秘密的文件，可以购买专门的加密软件进行加密。 如果需要发送出去，应该经过授权领导的批准或解密。
4、知识产权运营管理。 企业应定期对知识产权的产业转化情况进行统计，如产品知识产权的统计，并结合销售情况，了解本企业及竞争对手的知识产权运用情况。 企业在知识产权许可或转让前应进行事前调查评估，权衡风险与收益。 企业在从事投融资活动或开拓海外市场之前，还应调查相关知识产权，并进行风险和价值评估。 企业在加入标准化组织前，应了解标准化组织的知识产权政策。 一方面可以避免标准必要专利的侵权； 另一方面，积极将企业的知识产权纳入标准。
5、知识产权风险防控和保护。 在风险防控方面，企业应积极采取措施，避免侵犯他人知识产权。 例如，购买正版软件许可证，购买正版图形、字体或原创设计用于企业宣传。 在研发立项、产品上市等重要节点进行知识产权检索分析和布局，同时也起到规避风险、保护自身创新的作用。 对于企业外部采购、销售、合作以及内部劳动人事合同，应专门审查知识产权相关条款，确保符合企业利益和知识产权管理规定，同时规避风险。 产品向海外销售前，应调查目的地知识产权法律、政策及其实施情况，了解行业相关诉讼，进行当地知识产权检索，分析可能涉及的知识产权风险； 同时，及时在目的地进行知识产权申请、登记和登记。 积极应对侵权指控，对侵权指控进行调查分析，评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式的影响，积极应诉。 对于市场上可能存在的侵犯公司知识产权的行为，应建立举报机制和处理机制，由公司知识产权部门或法务部门进行评估并依法采取维权措施。
6.其他系统。 企业还可以根据实际情况建立知识产权奖励制度、知识产权内部评价制度等。 例如，建立知识产权奖励制度可以为内部发明者、设计者提供物质或精神奖励。 一方面可以鼓励内部员工产出原创成果，另一方面可以避免员工发明奖励纠纷等法律风险。 知识产权内部评价体系是指对创新成果进行分级，对不同重要性的成果进行分级管理。 例如，核心发明专利考虑多国布局、分案申请以及围绕专利的各种延伸。 周边应用等策略。 同时，对于已授权或注册的知识产权，定期评估其重要性； 对不再使用的过时技术和商标，可以进行废弃或对外转让等处置。
明确公司内部各部门职责
1、知识产权部门的职责通常包括：每年制定企业知识产权计划，包括预算等，经领导批准后负责推动实施，并对完成情况进行跟踪； 修订和完善内部知识产权制度和流程，发现内部知识产权问题并提出建议和措施； 管理公司内部专利、商标、版权等的申请和注册，并审核、保存、整理各种文件； 协助研发部门开展研发项目技术资料和专利检索分析工作，进行研发项目的知识产权布局； 协助IT、营销、宣传等部门排查企业内部知识产权风险并提出改进措施和流程改进； 组织企业内部知识产权培训； 协助法务部门修改企业合同模板中的知识产权条款； 参与企业内外部投资、融资、许可等项目的知识产权工作，并提出意见和建议。
2、研发和技术部门的职责通常包括：及时形成产品和技术研发过程中涉及的技术改进和创新方案。 经部门领导批准后，送知识产权主管部门进行评估，确定具体申请哪些知识产权或作为商业秘密。 保密管理； 配合知识产权主管部门，检索、分析研发项目涉及的知识产权信息、相关文献等公开信息，以及技术开发状况、知识产权状况、竞争对手状况等，规避知识产权风险，布局研发项目。项目。 企业知识产权； 记录研发过程，形成档案供管理，使研发活动可追溯； 识别企业研发过程中的商业秘密，并配合知识产权主管部门和法律部门采取商业秘密保护措施； 定期评估公司是否已经拥有专利、商业秘密等，确定它们是否仍然需要保护。
3、营销及产品宣传职责通常包括：对宣传中需要使用的各种文字、图形、动画图像等及时形成应用方案。 经部门领导批准后，送知识产权部门进行评估，确定具体申请哪些知识产权； 配合知识产权主管部门落实公司商标、著作权文件管理、证据保全等工作，推动商标、著作权合规管理； 参与商标、著作权相关制度的修订； 提供公司信息披露及产品包装相关事项的信息；对商标、版权内容进行基础审查和监控，实施规范使用； 推动字体、软件等正版化，发现企业商标、版权相关风险时，及时通报知识产权主管部门和法务部门，协助建立风险防控机制。
4、法务部的职责通常包括：配合知识产权部门，参与公司知识产权相关制度的修订，落实公司知识产权相关培训； 参与公司知识产权风险评估并提出规避建议、解决方案等； 应对公司已发生的产权风险和知识产权相关诉讼的情况； 负责公司所有合同中知识产权条款的审核和管理； 知识产权相关法律、法规、案例等收集
5、销售部门的职责通常包括：在产品展示、销售或以其他方式提供之前，配合知识产权管理部门对产品涉及的知识产权状况进行全面审查，知识产权保护目标市场环境、竞争对手的知识产权状况。 审查分析、评估知识产权风险及对企业的损害程度，提出防范和应对方案； 在向境外提供产品之前，配合知识产权管理部门调查目的地的知识产权法律、政策及其实施情况，了解行业相关诉讼情况，分析可能涉及的知识产权风险； 及时在目的地申请、登记、登记知识产权； 配合研发部门在立项前进行市场调研，收集客户需求、同类产品评价等信息； 发现公司知识产权受到他人侵权的情况，及时向知识产权管理部门和法务部门报告。
6、生产部门的职责通常包括：及时形成生产过程中涉及产品、生产设备、工艺方法或工序的技术改进和创新方案。 经部门领导批准后，送知识产权部门进行评估，确定具体申请哪些知识产权。 或作为商业秘密的保密管理； 规范生产和服务提供过程中工艺文件、图纸、原材料配方、技术路线、服务规范、源代码、创意等的使用和管理，落实公司规定的保密措施； 在材料加工、OEM生产等外部协同生产设计过程中，合同将提交知识产权部门和法务部门进行知识产权条款审核。
7、采购部门的职责通常包括：针对拟采购的产品或服务的知识产权，收集供应商及采购产品涉及的知识产权信息，并要求供应商提供相应的权属、使用证明或保修声明； 采购产品或服务存在知识产权风险的，应通报知识产权管理部门和法务部门，共同评估，消除或降低风险； 采购合同应移交知识产权管理部门和法务部门审查知识产权条款； 对供应商的信息、采购渠道、采购价格策略等信息资料进行管理，并执行公司规定的保密措施。
8、人力资源部的职责通常包括：对核心人员加入公司时的知识产权背景进行调查，在加入具体职位时签署知识产权声明，保存背景调查、招聘过程沟通等相关记录； 审查拟聘用人员与原单位的关系。 保密协议、保密义务、保密内容和范围，并核实是否存在违反原雇主保密义务或竞争限制的情况； 配合知识产权部门、法务部门对核心人员离职提供知识产权相关提醒，并签署离职后保密协议、知识产权声明及竞业限制协议等，并保存离职面谈相关记录、交接、协议等，并监督辞职交接； 配合知识产权主管部门、法务部门审查劳动合同知识产权条款，修改进出知识产权声明、保密和竞业限制协议等。
九、财务部门的职责通常包括： 配合知识产权管理部门制定年度知识产权预算； 负责知识产权资金的支出并记录费用使用流程； 参与公司知识产权资产评估； 开展公司投融资、并购、重大知识管理等工作。 对产权许可等活动中知识产权相关财务工作提出方案和意见。
罗杰
北京市隆安律师事务所上海分所高级合伙人。 复旦大学法学硕士学位，一级律师。 曾荣获“上海市优秀律师”、ALB“中国十五佳女律师”等荣誉。 曾在国内多家仲裁机构担任仲裁员。 现任全国反垄断与反不正当竞争专业委员会委员、上海市律师协会竞争与反垄断业务研究委员会副主任。 实践理念：大胆而细心，优雅而执着。
何琪
北京隆安律师事务所上海分所合伙人、律师、专利代理人，隆安市知识产权委员会副主任。 自2007年起从事知识产权法律工作，还拥有上海市人力资源和社会保障局认可的专利工程师资格和中国专利保护中心认可的企业知识产权管理体系内部审核员资格。 业务范围涵盖知识产权的策划、布局、运用、保护及争议解决。 何琪律师在从事律师工作之前，曾在一家上市公司担任知识产权经理。
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